Optimera dina workshops och spara upp till 90 % i kostnader

Workshops är en viktig och vanlig aktivitet i alla typer och storlekar av organisationer och verksamheter. Workshops används vanligtvis för att utveckla strategiska planer, färdplaner, marknadsföringsförslag, etc samt hjälpa till att stödja utbildning och träning. Den här artikeln tittar på användningen av workshops i samband med att utveckla en strategi och hur detta kan förbättras genom att använda ett alternativt sätt, att hålla en workshop.

En nyligen genomförd Harvard kompressorblock Business Review noterade att endast 1 av 20 av ett företags anställda känner till sin företagsstrategi. En del av detta tillskrivs bristen på samarbete och samskapande genom möten/workshops av företagets anställda, vid strategiläggning och utveckling av strategin. Logistiskt sett är det inte ett gångbart alternativ att försöka få alla till ett ställe samtidigt. Att hålla workshops online i en samarbetsmiljö, med alla fördelarna med en konventionell workshop och mer, förutom att fysiskt vara där, är kanske ett sätt att få medarbetarna att samutveckla en strategi. Genom att göra detta kommer inköp och ägande från anställda att underlätta strategiförståelse och förbättrat genomförande av strategin.

Affärssamarbete och kunskapsdelning är avgörande för alla företag, särskilt på dagens marknad. Workshops spelar en viktig roll för att möjliggöra detta. Tyvärr kan de vara bra för att träffas, umgås och naturligtvis hjälpa till att identifiera affärsfrågor och värdeskapande möjligheter, men det finns några konsekventa och viktiga frågor som vanligtvis dyker upp. Dessa är:

Kostnad: Resor, hotell, uthyrning av lokaler, restid, etc

Uppföljning efter workshopen: att slutföra åtgärder är ad hoc, inkonsekvent workshopprocess för att fortsätta när folk har lämnat

Att sortera innehållet: att organisera och publicera det korrekt kan ta veckor att slutföra

Frekvens: långa intervaller mellan verkstäderna på grund av kostnader och logistik

Verkstadströtthet: samma personer i verkstäderna på grund av kostnader och logistikproblem

Så, även om workshops är en viktig och väsentlig aktivitet, levererar de inte alltid sitt fulla potentiella värde. Att fånga allt workshopinnehåll och kunna sammanfatta, distribuera det snabbt till både workshops och icke workshopdeltagare är vanligtvis långsamt och felaktigt. På grund av tidsfördröjningen i distributionen och inneboende fel, glömmer workshopdeltagarna bort workshopen och blir mindre entusiastiska.

Return On Investment (ROI) är nu ett ännu viktigare kriterium att uppfylla – drar företag verkligen nytta av när man överväger kostnaden, tiden och logistiken? Ett alternativt sätt att genomföra workshops är att använda WaaS – Workshop as a Service. Detta är ett relativt nytt sätt att tillhandahålla workshops för företag och organisationer, särskilt när de är placerade på flera platser och olika tidszoner.

Genom att använda förkonfigurerade workshopmallar via internet kan workshops ställas in och initieras inom en timme efter begäran; beroende på antalet workshopdeltagare och typ av workshop. Workshopen genomförs på samma sätt som om alla workshopdeltagare var i samma rum tillsammans, med fördelaktiga funktioner som:

Fånga “lägg upp dess” innehåll omedelbart så att alla kan se och kommentera

Ingen försening i publicering av resultat från workshopen

Placera innehåll i en tidslinje och relevanta kategorier

Tilldela poäng till innehåll såsom nytta, kostnad, påverkan, intäktsmöjlighet, risk etc så att workshopdeltagare kan jämföra och utvärdera

Identifiera relationer mellan innehåll

Bifogar stödjande innehåll som dokument, webbadresser, video, etc, allt på ett ställe så att alla kan granska

Tilldela ansvar till vart och ett av innehållet som genereras inom workshopen samt vem som är ägaren

Att kunna rösta på specifikt innehåll för att fatta beslut snabbt och i samarbete

Tillåter både workshops och icke-workshopdeltagare att granska, lägga till kommentarer, så skapa ett socialt affärsnätverk, så att alla kan följa, bidra och förstå.

Tillhandahålla en plattform för fortsatt samarbete efter workshopen, så att människor kan reflektera och göra förändringar

Dessutom kan workshopens innehåll filtreras och placeras i olika scenarier/teman så att en mer fokuserad eller specifik vy kan skapas direkt.

Att träffas och umgås direkt har faktiskt stora fördelar, men där människor känner varandra är användningen av telefon- och videokonferenser mer än acceptabel och används alltmer av företag. När man överväger allt ovan och de typiska kostnadsbesparingarna på upp till 90 %, jämfört med en typisk fysisk verkstad på grund av den extra restid och tillhörande kostnader, är detta en helt klart en tjänst som företag börjar använda för sin framtida verkstad och samverkansaktiviteter.